Wordで図や表が多い技術マニュアル・報告書・学術論文を作成するとき、「図3」「表1-2」などの番号を手動で付けていると、図を追加・削除するたびに全体の番号を振り直す作業が発生します。図表番号（キャプション）機能を使えば、番号は文書構造に連動して自動採番され、更新もF9キー一発で済みます。
同じく長文文書で重要な機能が索引（インデックス）です。本文の重要語にエントリをマークしておくと、Wordが自動でページ番号付きの索引を生成します。本記事では、図表番号の挿入・章番号との連動・図表一覧の自動生成・索引エントリの登録から索引の挿入・更新まで、実務で使える操作手順とMOS Word試験の頻出ポイントを体系的に解説します。
「図の番号がずれて修正に時間がかかる」「索引を手で作っているためページ番号がすぐ古くなる」「MOS試験のキャプション問題が苦手」という方はぜひ最後までお読みください。
図表番号（キャプション）の基本概念
図表番号はWordの「参照」タブから挿入する機能で、指定したラベル（図・表・数式など）に続く連続番号をフィールドとして文書に埋め込みます。図表番号のフィールドは「SEQ」フィールドで実装されており、F9キーで更新するとその時点の正しい番号に書き変わります。
ラベル・番号・説明テキストの構成
| 構成要素 | 例 | 説明 |
|---|---|---|
| ラベル | 図 | 「図」「表」「数式」または任意のカスタムラベル |
| 番号 | 3 | 同じラベルの文書内通し番号（章番号と組み合わせることで「図2-3」形式も可能） |
| 区切り文字 | （全角スペースまたは「:」「．」） | 番号と説明テキストを区切る文字。手動で入力する |
| 説明テキスト | 売上推移グラフ（2024年度） | 図や表の内容を説明する任意のテキスト |
図表番号全体の見た目は「図3 売上推移グラフ（2024年度）」のようになります。番号部分だけがフィールドで、ラベルと説明テキストは通常のテキストです。
図表番号を挿入する手順
図表番号を付けたい図・表・グラフをクリックで選択し（テキストカーソルを図の直後に置く場合も可）、「参照」タブ→「図表番号の挿入」をクリックします。
「図表番号」ダイアログの設定項目
| 設定項目 | 選択肢・入力内容 | 補足 |
|---|---|---|
| ラベル | 図 / 表 / 数式 / カスタムラベル | 「新しいラベル」ボタンで任意のラベルを追加できる |
| 位置 | 選択した項目の上 / 下 | 図は下（図の下にキャプション）、表は上（表の上にキャプション）が一般的 |
| ラベルを含めない | チェックボックス | 「図」の文字を省いて番号だけ挿入する場合にオン |
| 番号付け | 「番号付け」ボタンをクリック | 章番号との組み合わせを設定するサブダイアログが開く |
設定が完了したら「OK」をクリックします。図表番号が挿入されると、説明テキストを続けて入力できます。図3と自動挿入されたら、半角スペースまたは「：」を入力して説明（例：売上推移グラフ）を追記してください。
図表番号の配置位置の実務慣例
業種・文書種別によって慣例が異なりますが、一般的な運用方針は次の通りです。
- 図（グラフ・写真・イラスト）：図の直下に図表番号を配置する（「図3 売上推移グラフ」）
- 表：表の直上に図表番号を配置する（「表1 製品仕様一覧」）
- 数式：数式の右側または直下に配置する（学術・技術文書では右揃えの行番号形式が多い）
章番号と組み合わせた「図2-3」形式の設定
技術マニュアルや学術論文では「第2章の3枚目の図」を「図2-3」と表記する形式がよく使われます。Wordの図表番号は見出しスタイルの章番号と連動させることで、この形式を自動生成できます。
章番号連動の設定手順
前提条件として、文書の各章見出しに「見出し1」スタイルと「リスト番号」または「アウトライン」形式の番号が適用されている必要があります。
設定手順：「参照」タブ→「図表番号の挿入」→「番号付け」ボタンをクリック→「章番号を含める」にチェックを入れる→「章の開始スタイル」を「見出し1」に設定→「区切り記号」を「-（ハイフン）」に設定→「OK」をクリック。
| 設定内容 | 結果の番号形式 |
|---|---|
| 章番号なし（デフォルト） | 図1、図2、図3…（文書全体の通し番号） |
| 章番号あり・区切り「-」 | 図1-1、図1-2、図2-1…（章ごとにリセット） |
| 章番号あり・区切り「.」 | 図1.1、図1.2、図2.1… |
章番号連動を使う場合は、見出し1スタイルに「アウトライン番号」が正しく適用されていることが必須です。番号が表示されない場合は「ホーム」タブ→「リスト」→「アウトライン」から「見出し1」スタイルに連動するリストスタイルを適用してください。
カスタムラベルの作成
「図」「表」「数式」以外のラベルが必要な場合は、「図表番号の挿入」ダイアログ→「新しいラベル」ボタンをクリックして任意のラベルを追加できます。例として「付録」「補足」「写真」「スライド」などを作成できます。
カスタムラベルは文書内に保存されるため、同じ文書内で複数回使用しても設定が維持されます。他の文書でも使いたい場合は文書をテンプレート（.dotx）として保存してください。カスタムラベルは「ラベルの削除」ボタンで削除できますが、使用中のラベルを削除すると図表番号フィールドがエラー表示になるため注意が必要です。
図表一覧（目次）の自動生成
文書内に図表番号が挿入されていると、「参照」タブ→「図表一覧の挿入」から、図や表のキャプションとページ番号を自動でまとめた一覧を生成できます。論文・報告書の冒頭に配置する「図の一覧」「表の一覧」がこの機能で作成できます。
「図表一覧」ダイアログの設定
| 設定項目 | 内容 |
|---|---|
| ラベル | 一覧に含めるラベルを選択（「図」のみ、「表」のみ、など） |
| ページ番号を含める | オン（既定）にするとページ番号が右揃えで表示される |
| ページ番号を右揃えにする | オンにするとタブリーダー付きで右端に揃う |
| 書式 | 「クラシック」「独自」などの見た目を選択する |
| キャプションラベルとページ番号の間を示す記号 | タブリーダーの種類を選択（点線・実線・なしなど） |
「OK」をクリックすると挿入箇所に図表一覧が生成されます。文書を編集して図表番号が変わったあとは、図表一覧を右クリック→「フィールドの更新」またはCtrl+A→F9で内容を最新状態に更新できます。
図表番号の更新と注意点
番号を更新する方法
図の追加・削除・移動後に番号が古くなった場合、次の手順で更新します。
- 全文書を一括更新：Ctrl+A（全選択）→F9キーで全フィールドを更新。図表番号・相互参照・目次・図表一覧がすべて最新化される
- 特定の番号だけ更新：更新したいキャプションをクリックして選択→F9キー
- 印刷時に自動更新：「ファイル」→「オプション」→「表示」→「印刷する前にフィールドを更新する」をオンにすると、印刷・PDF出力のたびに自動更新される
番号がずれる主な原因と対処法
| 症状 | 原因 | 対処法 |
|---|---|---|
| 番号が「図1」から始まらず「図3」から始まる | 文書の前半に別ラベルの図表番号フィールドが残っている | Ctrl+A→F9で全更新後、文書先頭から順に確認して不要なフィールドを削除する |
| 更新してもE1などエラーコードが表示される | 図表番号フィールドが壊れている | 該当フィールドを削除して「図表番号の挿入」から再挿入する |
| 章番号が「0」と表示される | 見出し1スタイルにアウトライン番号が適用されていない | 「ホーム」→「アウトライン」で見出し1に番号を再適用する |
| コピー貼り付け後に番号が重複する | 貼り付け元と貼り付け先で同じSEQフィールドが重複 | 貼り付け後にCtrl+A→F9で全体更新する |
索引（インデックス）の作成手順
Wordの索引機能は「本文中の用語にエントリをマーク→文書末尾に索引を挿入」という2ステップで動作します。索引のページ番号はフィールドで管理されるため、文書を編集した後はF9で更新するだけで常に正確なページ番号を反映できます。
ステップ1：索引エントリのマーク
本文中でマークしたいテキストを選択し、「参照」タブ→「索引登録」（またはAlt+Shift+X）をクリックすると「索引登録」ダイアログが開きます。
| 設定項目 | 内容 |
|---|---|
| メインエントリ | 索引に掲載する見出し語。選択したテキストが自動入力される。編集可能 |
| サブエントリ | メインエントリの下に入る小見出し（例：メイン「関数」→サブ「VLOOKUP」） |
| 相互参照 | 「→（参照先の語）」形式で別の索引語へ誘導するエントリ（「→ 参照」ボタンでリンク型にする） |
| 現在のページ | マーク箇所のページ番号を索引に掲載する（最も基本的な形式） |
| ページの範囲 | ブックマークで指定した範囲のページ番号（例：「pp.15-18」）を掲載する |
| ページ番号の書式 | 太字・斜体で強調する場合に使用 |
ダイアログは「マーク」ボタンで現在の選択箇所に1か所エントリを付け、「すべてマーク」ボタンで文書全体の同じ語をまとめてマークします。マークすると本文に灰色の{XE "用語名"}フィールドコードが表示されますが（書式記号が表示されている場合）、これは印刷・PDF出力には出力されません。
索引エントリマークの実務のコツ
- 「すべてマーク」を使う：同じ用語が文書内に複数ある場合は「すべてマーク」で一括登録すると漏れがない
- 表記ゆれに注意：「データベース」と「DB」が混在する場合はどちらもマークするか、相互参照で「DB → データベース」の誘導を設定する
- サブエントリで階層化：「関数」「SUMIF」「COUNTIF」を個別エントリにすると散在してしまうため、「関数：SUMIF」「関数：COUNTIF」のようにサブエントリで階層化すると索引が整理される
- ページ範囲エントリはブックマーク必須：「pp.15-18」のような範囲指定は事前にブックマークを設定しておく必要がある
ステップ2：索引を文書に挿入する
索引を挿入したい場所にカーソルを置き、「参照」タブ→「索引の挿入」をクリックします。通常は文書末尾のセクション区切りの後に挿入します。
| 設定項目 | 内容 |
|---|---|
| 書式 | 「クラシック」「上品」「モダン」など見た目のスタイルを選択する |
| 段組みの数 | 通常は2段が標準的。1段にするとゆったりした表示になる |
| 言語 | 「日本語」にすると五十音順で並ぶ。「英語」の場合はアルファベット順 |
| ページ番号を右揃えにする | オンにするとページ番号がタブリーダー付きで右端に揃う |
| 先頭文字ごとに見出しを表示 | 「あ」「か」「さ」などのグループ見出しを自動挿入する |
「OK」をクリックすると索引が挿入されます。XEフィールドを後から追加・削除した場合は、索引をクリックして選択→F9キーで索引全体を更新します。
索引の更新と削除
文書を編集した後の索引更新手順：索引内をクリック→F9キー、またはCtrl+A→F9で文書全体のフィールドをまとめて更新します。索引を削除する場合は索引全体を選択してDeleteキーを押します。XEフィールド（エントリのマーク）は「ホーム」タブ→「編集」→「置換」→「オプション」→「ワイルドカード」を使うか、「Ctrl+H」→「検索語：{XE*}（書式記号検索）」で一括削除できます。
図表番号・索引の実務シナリオ
| 文書の種類 | 図表番号の活用 | 索引の活用 |
|---|---|---|
| 技術マニュアル（50ページ以上） | 章番号連動の「図2-3」形式で改版時も番号管理が容易 | 操作用語・製品名に索引エントリをマークして参照用索引を末尾に配置 |
| 研究・調査報告書 | 図一覧・表一覧を目次の直後に配置して査読者の利便性を高める | 専門用語の索引で読者が該当ページを素早く参照できるようにする |
| 社内規程・ハンドブック | 通し番号形式（図1～）で参照先が明確になり規程間の相互参照が容易になる | 条項名・用語解説ページへの誘導索引として運用する |
| 製品カタログ・仕様書 | カスタムラベル「仕様」「寸法図」で図・表以外の要素も番号管理できる | 型番・製品名に索引を付けて製品検索補助として機能させる |
MOS Word試験での図表番号・索引の出題ポイント
MOS Word 365＆2019では「参照の挿入と管理」および「コンテンツ要素の挿入と書式設定」スキル項目に図表番号と索引が含まれています。どちらも操作手順のステップ数が多いため、ダイアログの構成と各ボタンの役割を事前に把握しておくことが得点につながります。
- 図表番号の挿入：「参照」タブ→「図表番号の挿入」→ラベルと位置の選択→「OK」の順序を正確に再現できるようにする
- ラベルの使い分け：「図」「表」「数式」の既定ラベルと「新しいラベル」によるカスタムラベル追加の両方を練習する
- 番号の更新：F9キーおよびCtrl+A→F9の操作を確実に習得する。試験中に図の追加後に番号がずれた場合の対処法として頻出
- 索引エントリのマーク：テキスト選択→「参照」→「索引登録」（Alt+Shift+X）→「マーク」または「すべてマーク」のフローを反復練習する
- 索引の挿入：「参照」タブ→「索引の挿入」→段組み数・書式・言語の設定を試験の指示通りに設定できるようにする
- 図表一覧の挿入：「参照」タブ→「図表一覧の挿入」でラベルを指定して一覧を生成する操作も出題される
MOS試験 図表番号・索引チェックリスト
| 出題領域 | 確認すべき操作 | 難易度 |
|---|---|---|
| 図表番号の挿入（図） | 図を選択→「参照」→「図表番号の挿入」→ラベル「図」・位置「下」→OK | ★☆☆ |
| 図表番号の挿入（表） | 表を選択→「参照」→「図表番号の挿入」→ラベル「表」・位置「上」→OK | ★☆☆ |
| カスタムラベルの作成 | 「図表番号の挿入」→「新しいラベル」→ラベル名を入力→OK | ★★☆ |
| 図表番号の更新 | Ctrl+A→F9で全体更新、または図表番号を選択→F9 | ★☆☆ |
| 図表一覧の挿入 | 「参照」→「図表一覧の挿入」→ラベルを選択→OK | ★★☆ |
| 索引エントリのマーク（1か所） | テキスト選択→「参照」→「索引登録」→「マーク」 | ★★☆ |
| 索引エントリのマーク（全文書） | テキスト選択→「参照」→「索引登録」→「すべてマーク」 | ★★☆ |
| 索引の挿入 | 文末にカーソル→「参照」→「索引の挿入」→設定選択→OK | ★★☆ |
| 索引の更新 | 索引内をクリック→F9キー | ★☆☆ |
試験対策におすすめの書籍
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MOS Word 365の出題範囲を完全網羅した公式対策書。図表番号・索引・参照タブの操作を模擬試験形式で反復練習できます。本書で操作手順を体で覚えてから本番に臨むと、ダイアログの設定項目で迷う場面が格段に減ります。
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図表番号の挿入から索引の作成まで、豊富な画面キャプチャで丁寧に解説した入門書。「操作を見ながら覚えたい」初学者・再学習者が実務レベルの文書作成スキルを身に付けるのに最適な一冊です。
まとめ：図表番号と索引でWordの長文管理を自動化する
本記事のポイントをまとめます。
- 図表番号の挿入：対象を選択→「参照」→「図表番号の挿入」→ラベルと位置を設定→OK。説明テキストを続けて入力する
- 章番号連動：「番号付け」ボタン→「章番号を含める」をオン→見出し1スタイルと区切り文字を設定すると「図2-3」形式が自動生成される
- カスタムラベル：「新しいラベル」ボタンで「付録」「写真」などの独自ラベルを追加できる
- 図表一覧の生成：「参照」→「図表一覧の挿入」でページ番号付きの図一覧・表一覧を自動作成できる
- 番号の更新：図の追加・削除後はCtrl+A→F9で全フィールドを一括更新する。「印刷前にフィールドを更新する」オプションを有効にすると自動更新される
- 索引エントリのマーク：テキスト選択→「参照」→「索引登録」（Alt+Shift+X）→「マーク」または「すべてマーク」で本文全体の同じ語を一括登録できる
- 索引の挿入：文末にカーソル→「参照」→「索引の挿入」→段組み・言語・書式を設定→OK
- 索引の更新：索引内をクリック→F9、またはCtrl+A→F9で最新ページ番号に更新する
- MOS試験対策：「参照」タブの図表番号・索引登録・索引挿入のダイアログを実際に触って操作経路を体で覚えることが高得点への最短ルート
図表番号と索引は一度設定してしまえば改版コストをほぼゼロにできる機能です。50ページを超える文書では特に効果が大きく、手動で番号やページ番号を管理していた作業が完全になくなります。MOS試験の観点では「参照タブ全体の操作経路」を体系的に理解していることを示す機会でもあるため、図表番号・索引・図表一覧の3つを合わせて実機で練習しておくことを強くお勧めします。
