変更履歴の記録・承諾・却下をWordでマスターする｜複数人校正・コメント管理の実務手順とMOS試験対策

ビジネス文書を複数人でレビューする際、上司や同僚からの修正内容を誰がどこを変えたか明確に把握したいときに役立つのが、Wordの変更履歴（トラックチェンジ）機能です。変更履歴をオンにすると、文字の追加・削除・書式変更がすべて色分けマーカーで記録され、承諾（確定）または却下（元に戻す）を1件ずつ、またはまとめて処理できます。

本記事では、変更履歴の記録開始・停止から表示切り替え、承諾・却下の操作手順、複数校正者のコメント管理、最終版に仕上げるまでのワークフローを実務目線で解説します。MOS Word試験でも頻出の操作ですので、チェックリスト形式で試験対策ポイントも網羅しています。

「校正を依頼したら原文がわからなくなってしまった」「誰の修正かをあとから確認したい」「MOS試験で変更履歴の問題が苦手」という方は、ぜひ最後までお読みください。

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変更履歴とは

変更履歴が活躍するビジネス場面

変更履歴（英語メニューでは「Track Changes」）は、Word文書に加えられた編集操作をリアルタイムで記録・表示する機能です。文書のオーナーは、レビュアーの変更内容を確認しながら、採用するか元に戻すかを個別に判断できます。

活用シーン	変更履歴を使うメリット
上司への提案書・企画書レビュー	修正箇所が色分け表示され、修正前後を即座に比較できる
複数部署からの意見収集	部署ごとに異なる色で記録されるため、誰の意見かが一目でわかる
法務・コンプライアンスチェック	修正履歴が残るため、変更の承認プロセスをドキュメントとして保持できる
翻訳・校閲作業	原文と修正案を同一ファイルで管理し、承諾・却下で最終稿を確定できる
MOS Word試験対策	変更履歴・コメントの操作はMOS試験の頻出操作として出題される

変更履歴の画面表示の見方

変更履歴がオンの状態で文書を編集すると、追加した文字は色付きの下線、削除した文字は取り消し線、書式変更は右端のバルーンで表示されます。複数人が編集すると、ユーザーごとに異なる色が自動的に割り当てられます。

表示要素	意味
色付き下線テキスト	追加された文字・文章
取り消し線テキスト	削除された文字・文章
右端のバルーン（吹き出し）	書式変更の内容、または削除テキストの内容（表示設定による）
縦の赤い縦棒（変更線）	その行に何らかの変更が加えられていることを示すマーカー
名前付きコメントバルーン	レビュアーが挿入したコメント

変更履歴の記録を開始・停止する

変更履歴のオン・オフ手順

変更履歴の記録は「校閲」タブ→「変更履歴」グループ→「変更履歴の記録」ボタンをクリックしてオン・オフを切り替えます。ボタンがハイライト（強調表示）されているときが記録中です。ショートカットキーはCtrl+Shift+Eで、マウスを使わずに素早く切り替えられます。

操作	手順	ポイント
記録開始	校閲タブ→変更履歴の記録ボタンをクリック（またはCtrl+Shift+E）	ボタンがハイライトになり記録中の状態になる
記録停止	もう一度「変更履歴の記録」ボタンをクリック	停止後の編集は通常通り文書に反映され、履歴として残らない
パスワードで記録を保護	「変更履歴の記録」▼（ドロップダウン）→「変更履歴のロックとロック解除」	パスワードを設定すると第三者が記録をオフにできなくなる

変更履歴を第三者に渡す前にオフにし忘れると、レビュー前の草稿段階の編集が先方に見えてしまいます。社外に送付する際は必ず変更履歴を承諾・却下してクリアしてから送付するのが社会人のマナーです。

変更履歴の表示設定

「校閲」タブ→「変更内容の表示」グループにある「すべての変更履歴/コメントを表示」プルダウンで、変更の表示モードを切り替えられます。

表示モード	見え方	用途
すべての変更履歴/コメントを表示	追加・削除・コメントがすべてマーカーで表示される	レビュー時の標準表示
変更前の文書（オリジナル）	変更を反映する前の原文が表示される	変更前の文章を確認したいとき
変更後の文書	変更がすべて承諾された場合の文章が表示される	最終版のイメージを確認したいとき
変更履歴/コメントなし	マーカーを非表示にして通常の文章として表示する	変更を隠した状態で読みやすく確認したいとき（記録は残っている）

「変更履歴/コメントなし」表示にしても記録は削除されておらず、表示を切り替えれば元に戻せます。変更履歴を本当に削除するには、承諾または却下の操作が必要です。

変更を承諾・却下する

1件ずつ承諾・却下する手順

変更を1件ずつ確認しながら処理するには、「校閲」タブ→「変更箇所」グループ→「次へ」で次の変更箇所にジャンプし、「承諾」または「却下」をクリックします。承諾すると変更が文書に確定し、マーカーが消えます。却下すると変更が取り消されて元の文章に戻ります。

操作	手順	結果
次の変更に移動	校閲→「次へ」ボタン	次の変更箇所またはコメントにカーソルが移動する
前の変更に移動	校閲→「前へ」ボタン	前の変更箇所またはコメントに移動する
変更を承諾（1件）	「承諾」ボタンをクリック	選択した変更が文書に確定し、マーカーが消える
変更を却下（1件）	「却下」ボタンをクリック	選択した変更が取り消されて原文に戻り、マーカーが消える

すべての変更を一括で承諾・却下する

変更内容を全部承認する場合や、全部元に戻す場合は一括処理が便利です。「承諾」ボタンの▼（ドロップダウン）→「すべての変更を承諾して変更の記録を終了」をクリックすると、すべての変更が確定して変更履歴の記録も停止します。

メニュー項目	動作
すべての変更を承諾	変更をすべて確定するが記録は継続する
すべての変更を承諾して変更の記録を終了	変更をすべて確定し、変更履歴の記録も停止する
すべての変更を却下	変更をすべて取り消して原文に戻すが記録は継続する
すべての変更を却下して変更の記録を終了	変更をすべて取り消し、記録も停止する

最終稿を外部に送付する前には「すべての変更を承諾して変更の記録を終了」を実行し、変更履歴が残っていない状態にすることを強く推奨します。変更履歴が残ったまま送付すると、第三者がWordで文書を開いた際に草稿段階の表現が見えてしまいます。

「変更箇所の確認」ウィンドウ（リビジョンウィンドウ）

「校閲」タブ→「変更箇所」グループ→「変更履歴の確認」（「リビジョンウィンドウ」）をクリックすると、文書内のすべての変更履歴とコメントの一覧が左サイドに一覧表示されます。変更者名・変更日時・変更内容をリスト形式で確認でき、多数の変更がある場合に効率的に処理できます。

コメントを使った校正レビュー

コメントの挿入・返信・解決

コメントは文書内の特定箇所に付箋のように意見・質問を記入する機能です。変更履歴とは異なり、文書の本文には影響を与えません。コメントを挿入するには、対象テキストを選択（またはカーソルを置く）→「校閲」タブ→「コメント」グループ→「コメントの挿入」をクリック→右端のバルーンにコメントを入力します。

操作	手順
コメントの挿入	テキスト選択→校閲→コメントの挿入→バルーンに入力
コメントへの返信	バルーン内の「返信」ボタンをクリック→返信内容を入力
コメントを解決済みにする	バルーン右上の「解決」ボタンをクリック→コメントがグレーアウトして残る
コメントの削除	バルーン右上の「×」→「コメントの削除」またはリボン「削除」→「このコメントの削除」
すべてのコメントを削除	校閲→コメント→「削除」▼→「文書内のすべてのコメントを削除」

「解決済み」にしたコメントは薄く残るため、後から経緯を確認できます。完全に削除するには「×」で削除操作を実施します。最終版を作成する際はすべてのコメントを削除してから送付します。

コメントの一覧表示と移動

「校閲」タブ→「コメント」グループ→「次のコメント」「前のコメント」ボタンでコメント間を順番に移動できます。また、「変更履歴の確認」ウィンドウを開くと変更履歴とコメントの両方が時系列リストで表示され、クリックで該当箇所にジャンプできます。

複数人での校正ワークフロー設計

校正者ごとのマーカー色

Wordは変更履歴・コメントを記録したユーザーを識別し、ユーザーごとに異なる色を自動で割り当てます。色の割り当ては自動管理で、特定のユーザーに特定の色を手動で指定することはできませんが、「変更内容の表示」→「特定のユーザー」フィルターで、特定の校正者の変更だけに絞り込んで表示できます。

操作	手順
特定校正者の変更のみ表示する	校閲→「変更内容の表示」→「特定のユーザー」→表示する校正者にチェックを付ける
ユーザー名の確認・変更	ファイル→オプション→全般→「Officeへのサインイン」または「ユーザー名・頭文字」
変更者名をすべて確認する	「変更履歴の確認」ウィンドウで「変更者」列を確認する

最終版に仕上げるための手順

複数人の校正が完了し最終版を確定する手順を整理します。

ステップ	操作	ポイント
①全変更を確認	「次へ」ボタンで1件ずつ確認するか「変更履歴の確認」ウィンドウで一覧確認	採用・不採用を判断しながら処理する
②変更を承諾・却下	採用するものは「承諾」、却下するものは「却下」をクリック	「すべて承諾」で一括確定も可能
③コメントを削除	校閲→「削除」▼→「文書内のすべてのコメントを削除」	解決済みのコメントも含めて削除される
④変更履歴の記録を停止	「変更履歴の記録」ボタンをクリックしてオフにする	停止後の編集は記録されない
⑤ドキュメント検査（任意）	ファイル→情報→「問題のチェック」→「ドキュメントの検査」	非表示の個人情報・コメント・変更履歴が残っていないか確認できる

「ドキュメントの検査」は社外送付前の最終チェックとして非常に有効です。隠れたコメントや変更履歴、作成者情報などの個人情報が文書内に残っていないかをスキャンし、まとめて削除できます。

実務活用パターン

パターン1：上司に企画書のレビューを依頼する

自分が作成した企画書を上司に渡してレビューを依頼する場面では、変更履歴をオンにした状態のファイルを送付します。上司が変更履歴をオンのまま編集することで、どこを修正したかが色分けで記録されます。自分が受け取ったら「次へ」ボタンで確認しながら承諾・却下を処理し、最終版を確定します。

メールや Teams でファイルを渡す際は「変更履歴の記録がオンになっているので、このまま編集してください」と一言添えると、相手が意図せず変更履歴をオフにして編集するリスクを防げます。

パターン2：複数部署から同一文書に意見を集める

事業計画書や社内規程の改訂で各部署に意見を求める際は、「変更履歴の記録をロック」してパスワードを設定したファイルを配布します。ロックすることで変更履歴が強制的に記録され、各部署が記録をオフにできなくなります。回収したファイルを統合する場合は「校閲」タブ→「比較」→「統合」機能で複数のレビュー済みファイルをひとつに結合できます。

パターン3：社外送付前の変更履歴クリア確認

社外に提案書や契約書を送付する前は、以下の3点を必ず確認します。①変更履歴がすべて承諾または却下済みであること、②コメントがすべて削除済みであること、③「ドキュメントの検査」で残留情報がないことを確認していること。この手順を社内標準手順として文書化しておくと、組織全体での情報漏洩リスクを低減できます。

MOS Word試験の頻出ポイント

MOS Word試験では「変更履歴・コメント」の操作が「共同作業」カテゴリで出題されます。以下のチェックリストで重要操作を事前に確認しておきましょう。

確認項目	操作手順の要点
変更履歴の記録をオンにする	校閲タブ→「変更履歴の記録」ボタンをクリック（またはCtrl+Shift+E）
変更履歴の表示モードを変更する	校閲→「すべての変更履歴/コメントを表示」プルダウンで選択
変更を1件ずつ承諾する	校閲→「次へ」→「承諾」を順番にクリック
変更を1件ずつ却下する	校閲→「次へ」→「却下」をクリック
すべての変更を承諾する	「承諾」▼→「すべての変更を承諾して変更の記録を終了」
コメントを挿入する	テキスト選択→校閲→「コメントの挿入」→バルーンに入力
コメントを削除する	バルーン×→「コメントの削除」または「削除」▼→「このコメントの削除」
すべてのコメントを削除する	校閲→「削除」▼→「文書内のすべてのコメントを削除」
変更履歴の確認ウィンドウを開く	校閲→「変更履歴の確認」ボタンをクリック

試験では「特定の変更だけを承諾する」「特定の校正者のコメントのみを削除する」など、条件指定の操作が問われることがあります。「承諾」「却下」「削除」ボタンのドロップダウンに各オプションがあることを覚えておくと、本番で慌てずに対応できます。

まとめ

Wordの変更履歴機能を使うと、複数人による文書レビューのプロセスが格段にスムーズになります。変更履歴の記録オン・オフはCtrl+Shift+Eで素早く切り替えられ、「次へ」ボタンで1件ずつ確認しながら承諾・却下を処理できます。コメントは本文に影響を与えずに意見を付箋感覚で共有できる便利な機能で、返信・解決・削除の操作を使いこなすことでレビューの往復を効率化できます。

最終版を外部に送付する際は、すべての変更履歴を承諾または却下し、コメントを全削除したうえで「ドキュメントの検査」を実行してから送付する習慣をつけましょう。MOS Word試験では変更履歴・コメント操作が「共同作業」カテゴリとして出題されるため、今回紹介したチェックリストの操作を実際にWordで繰り返し練習しておくと本番の得点につながります。

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