「社外に送った文書に担当者名が変更履歴ごと残っていた」「添付ファイルを開いたスクリーンリーダーが図を読み飛ばした」「.docxを旧形式で保存したら書式が崩れた」——配布直前に起きるこれらのトラブルは、Wordの3つの点検ツールを使えば事前に防げます。
本記事では、ドキュメント検査・アクセシビリティチェック・互換性チェックの3機能を体系的に解説します。各機能の目的・操作手順・よくある問題と対処法・MOS Word 365「文書の管理」領域との対応まで、実務に即して説明します。
3つの点検ツールの概要
Wordには文書を配布・公開する前に点検するためのツールが3種類用意されています。
| ツール名 | 目的 | 主な確認対象 |
|---|---|---|
| ドキュメント検査 | 個人情報・隠しデータを検出・削除する | コメント・変更履歴・文書プロパティ・非表示テキストなど |
| アクセシビリティチェック | すべての人が読めるか確認する | 代替テキスト・見出し構造・テーブルのヘッダー設定など |
| 互換性チェック | 旧バージョンWordで開いたときに失われる機能を確認する | 新機能・コンテンツコントロール・グラフィック効果など |
これら3つはすべて「ファイル」タブ→「情報」→「問題のチェック」から起動できます。
ドキュメント検査：個人情報と隠しデータを取り除く
ドキュメント検査が検出する項目
ドキュメント検査はファイルに埋め込まれた非公開情報を一括検出します。以下の項目をチェックできます。
| 検査項目 | 含まれる情報の例 | 削除の可否 |
|---|---|---|
| コメントと変更履歴、バージョン、注釈 | 校閲者名・修正内容・バージョン履歴 | 削除可 |
| 文書のプロパティと個人情報 | 作成者・最終更新者・会社名・テンプレート名 | 削除可 |
| タスクウィンドウのアドイン | カスタムXMLデータ | 削除可 |
| 組み込みのコンテンツ | データモデルに埋め込まれたデータ | 削除可 |
| 非表示テキスト | フォント色で隠したテキスト | 削除可 |
| ヘッダー・フッターと透かし | ヘッダー・フッター内の情報 | 削除可（内容消去） |
とくにコメントと変更履歴は校閲中に蓄積されます。「承諾」操作で本文に取り込んでも記録が残る場合があるため、外部送付前に必ずドキュメント検査で確認してください。
ドキュメント検査の操作手順
- 「ファイル」タブをクリックし、「情報」を選ぶ
- 「問題のチェック」ボタンをクリックし、「ドキュメントの検査」を選ぶ
- 検査する項目のチェックボックスを確認し、必要に応じてチェックを外したうえで「検査」をクリックする
- 検査結果が表示される。検出された項目の右にある「すべて削除」をクリックして問題のある情報を取り除く
- 削除後は元に戻す（Ctrl+Z）ことができないため、事前にファイルをコピーしておくことを推奨する
注意点：ドキュメント検査を実行してもヘッダー・フッターの書式や位置情報はそのまま残ります。削除されるのはテキストの内容のみです。ヘッダー・フッターのレイアウトを維持したい場合は、削除前に内容をメモしておきましょう。
実務での活用シーン
- 取引先への見積書・提案書：作成者名・会社内のコメントが残っていないか確認
- 官公庁・自治体への申請書類：テンプレートのプロパティ情報を削除してから提出
- プレスリリースの一般公開前：変更履歴に修正経緯が残っていないかチェック
アクセシビリティチェック：すべての人が読める文書にする
アクセシビリティチェックは、視覚に障害のある読者がスクリーンリーダーで文書を読む際に支障が生じないかを確認するツールです。障害者差別解消法に基づく合理的配慮の観点から、公的機関・大企業の文書では特に重要度が増しています。
アクセシビリティチェックの操作手順
- 「ファイル」タブ→「情報」→「問題のチェック」→「アクセシビリティチェック」をクリックする
- 画面右側に「アクセシビリティ」作業ウィンドウが開く
- 「エラー」「警告」「ヒント」の3段階で問題が分類されて表示される
- 各項目をクリックすると文書内の該当箇所にジャンプし、右下に推奨される対処法が表示される
なお、リボン「校閲」タブ→「アクセシビリティ」グループ→「アクセシビリティチェック」からも同じ機能を起動できます。
よくある問題と対処法
| 問題の種類 | 原因 | 対処法 |
|---|---|---|
| エラー：代替テキストがない（画像） | 挿入した画像・グラフ・SmartArtに説明文が設定されていない | 画像を右クリック→「代替テキストの編集」で内容を入力する。装飾目的の画像は「装飾用にする」にチェックを入れる |
| 警告：ドキュメントの構造に問題がある（見出しの順序） | 見出しレベルが飛んでいる（h2の後にh4など） | 見出しスタイルを「見出し1」→「見出し2」→「見出し3」の順に設定し直す |
| 警告：表に見出し行が設定されていない | 表のヘッダー行が識別されていない | 表の先頭行を選択→「レイアウト」タブ→「タイトル行の繰り返し」を有効にする |
| ヒント：複数の空白または空白行がある | スペースキーや改行で余白を作っている | 段落前後の間隔機能（「ホーム」→「段落」ダイアログ）で余白を設定する |
「エラー」はスクリーンリーダーがまったく処理できない致命的な問題で、優先して修正が必要です。「警告」は修正が推奨される問題、「ヒント」は改善が望ましい提案です。
アクセシビリティを意識した文書作成の基本
- 見出しスタイルを使う：フォントサイズを大きくするだけでなく、「見出し1」「見出し2」などのスタイルを適用してナビゲーション構造を作る
- 画像には必ず代替テキストを設定する：グラフ・図・写真すべてに説明文を入力する。装飾だけの画像は「装飾用」に設定する
- 色だけで情報を伝えない：「赤い部分が重要」のような表現を避け、テキストや記号で補足する
- 表のヘッダー行を設定する：データ表の先頭行には必ず見出し行を設定する
互換性チェック：旧バージョンWordで開いたときの問題を事前確認する
互換性チェックは、現在の .docx 文書を Word 97-2003 形式（.doc）などの旧形式で保存したときに失われる機能や変換される要素を事前に一覧表示します。
互換性チェックの操作手順
- 「ファイル」タブ→「情報」→「問題のチェック」→「互換性チェック」をクリックする
- 「Wordの互換性チェック」ダイアログが開き、問題の概要と発生件数が表示される
- 「バージョンを選択する」プルダウンで確認したいWord形式を選ぶ
- 「このドキュメントを保存するとき常に互換性を確認する」のチェックを入れると、保存時に自動的に確認が走る
- 確認後「OK」で閉じる。互換性チェック自体は修正を行わない（修正は手動で実施する）
互換性チェックで検出されやすい問題例
| 機能・要素 | 旧形式での扱い |
|---|---|
| コンテンツコントロール（テキスト入力・日付選択など） | 静的テキストに変換され、フォーム機能が失われる |
| SmartArtグラフィック | 単一の図として保存されるためグループ化や再編集ができなくなる |
| テーマのフォントおよび効果 | テーマが定義する色・フォントが固定値に変換される |
| テキストボックス内の縦書き | 横書きに変換される場合がある |
受け取り側がどのバージョンのWordを使っているか不明な場合は、可能であればPDFで書き出して送付するのがもっとも確実な対処策です。どうしても .docx で送る必要がある場合は、互換性チェックの結果を確認したうえで機能を簡略化するか、相手に確認のうえ送付します。
3つのチェックを使うタイミングの実務フロー
3つのチェックは目的が異なるため、状況に応じて使い分けます。
| シーン | 使うべきチェック |
|---|---|
| 社外への送付・提出（個人情報管理） | ドキュメント検査 |
| 公的機関・大企業・教育機関への提出（法的要件） | アクセシビリティチェック |
| 旧形式（.doc）や古いWordユーザーへの送付 | 互換性チェック |
| 重要文書の最終版確定前（すべて実施） | ドキュメント検査→アクセシビリティチェック→互換性チェックの順に実施 |
実務的には、社外送付が決まった時点でドキュメント検査を最初に実行し、個人情報を取り除いてから他の確認に進む流れが効率的です。
MOS Word 365「文書の管理」領域との対応
MOS Word 365（MO-100）試験は5つの領域で構成されており、本記事で解説した3つの点検ツールはいずれも「文書の管理」領域に含まれます。
| MOS Word 365の5つの領域 |
|---|
| 文書の管理 |
| テキスト、段落、書式の挿入と設定 |
| 表とリストの作成と設定 |
| 参考資料の作成と設定 |
| グラフィック要素の挿入と書式設定 |
MOS試験では「文書の管理」領域で、ドキュメント検査の実行・アクセシビリティチェックの実行・互換性の確認・プロパティの設定などが出題範囲に含まれます。分野別の出題数・配点は公表されていません。
MOS Word 365（MO-100）の試験概要
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 試験時間 | 50分 |
| 採点方式 | 1000点満点 |
| 合格点 | 公式は非公開。目安は550点～850点 |
| 出題形式 | マルチプロジェクト（5個～10個のプロジェクトで構成されます） |
| 合格率 | 公表されていません |
| 受験料 | 最新の受験料は公式サイトの「受験料・価格」（https://mos.odyssey-com.co.jp/exam/examfee.html）でご確認ください |
MOS試験でドキュメント検査・アクセシビリティチェックを解くコツ
- 操作経路は「ファイル」→「情報」→「問題のチェック」を確実に覚える
- ドキュメント検査では、「どの項目を削除するか」を問う問題が出ることがある。各チェック項目の意味を把握しておく
- アクセシビリティチェックでは「代替テキストの設定」と「見出しスタイルの適用」が頻出操作
- 互換性チェックでは「結果ダイアログを表示する」操作を習得しておく
学習時間の目安
MOS Word 365（MO-100）全体の学習時間の目安は、初学者で40～60時間、業務でWordを使い慣れている方で20～30時間です。1日1時間学習するペースであれば、初学者で約2か月、経験者で3～4週間が目安になります。本記事の3機能は操作ステップが少なく、2～3時間で習得できます。
よくある質問
Q. ドキュメント検査で削除した後に元に戻せますか？
いいえ。削除後は通常の「元に戻す（Ctrl+Z）」が使えません。重要な文書は必ず検査前にコピーを保存してから実行してください。
Q. アクセシビリティチェックで「エラー」がゼロになれば完璧ですか？
エラーがゼロになれば大きな問題は解消されますが、Wordのチェック機能がすべての障害に対応しているわけではありません。色コントラストの詳細な確認や、複雑な表の論理構造の評価には、専用のWebアクセシビリティツールやスクリーンリーダーによる実機確認を補完的に行うことを推奨します。
Q. 互換性チェックで問題が検出されても必ず修正しなければいけませんか？
必須ではありません。受け取り側が最新のWordを使用していれば問題は起きません。旧バージョンのユーザーに送付する場合や、機能の消失が許容できない場合にのみ修正が必要です。状況に応じてPDF形式での送付も検討してください。
Q. 3つのチェックは毎回すべて実行する必要がありますか？
すべての文書で必須というわけではありません。社内で共有するだけの文書であれば省略しても問題はありません。ただし社外送付・公開・法的要件がある文書については、発信前のチェックリストに組み込むことを強く推奨します。
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まとめ：配布前の3点チェックを習慣化しよう
- ドキュメント検査：「ファイル」→「情報」→「問題のチェック」→「ドキュメントの検査」から実行。コメント・変更履歴・個人情報を配布前に削除する。削除後は元に戻せないため、事前バックアップが必須
- アクセシビリティチェック：エラー（致命的）→警告（推奨修正）→ヒント（改善提案）の順に優先対応。画像への代替テキスト設定・見出しスタイルの適切な適用が特に重要
- 互換性チェック：旧形式（.doc）で送付する場合に失われる機能を事前確認。問題を避けるにはPDF書き出しも有効な選択肢
- いずれもMOS Word 365（MO-100）の「文書の管理」領域の出題範囲に含まれる重要操作
社外送付や公開前の文書では、この3点チェックをルーティン化するだけで情報漏洩・アクセシビリティ問題・形式トラブルのリスクを大幅に下げられます。MOS試験対策としても操作を繰り返し練習し、本番環境でスムーズに実行できるようにしておきましょう。
