【2026年最新】Wordの変更履歴・コメント機能完全ガイド｜追跡・承認・共同編集の全手順とMOS試験攻略まで徹底解説

Word文書を同僚や上司に送って修正コメントが返ってくる。その「どこが変わったのか」「誰が・なぜ変更したのか」を追いながら対応できていますか。口頭確認やメール往復でやり取りするうちに、どの版が最新なのかわからなくなった経験を持つ方は少なくないはずです。

Wordの「変更履歴の記録」機能を使えば、文書への修正すべてが色付きで記録され、変更者・変更日時・変更内容が一目で確認できます。コメント機能と組み合わせることで、修正理由や質問事項を文書に直接付記でき、版管理のミスも大幅に減らせます。本記事では、変更履歴とコメント機能の基本操作から、複数人共同レビューのワークフロー設計、MOS Word試験での出題範囲まで体系的に解説します。

1. 変更履歴とコメント機能｜2つの役割と使い分け

Wordの校閲機能は「変更履歴の記録」と「コメント」に大別されます。この2つは名前が似ていますが、役割がまったく異なります。混同したまま使うと「なぜここが変更されているのかわからない」「誰が何を指摘したのか追えない」という状況に陥るため、まず違いを正確に押さえましょう。

1-1. 変更履歴の記録（Track Changes）とは

変更履歴の記録は、記録モードがオンのときに行われた文字の追加・削除・書式変更を自動でマークアップする機能です。変更者ごとに異なる色で表示され、文書を開けばひと目で「誰が・どこを・どう変えたか」がわかります。変更は「承認」または「却下」することで最終的な本文に反映・取り消しできます。

1-2. コメント機能（Comments）とは

コメントは、文書の特定の箇所に対してメモや質問・依頼を付け加える機能です。本文は変更されず、吹き出し形式でコメントパネルに表示されます。Word 2019以降・Microsoft 365では「スレッド返信」と「解決済み」マークが使えるため、メールのようなやり取りを文書内で行えます。

1-3. 2つの機能の使い分け表

場面	使うべき機能	理由
誤字・脱字の修正提案	変更履歴の記録	どこが変わったか一目でわかる
修正理由の補足説明	コメント	本文を汚さず意図を伝えられる
確認してほしい箇所の指摘	コメント	質問・依頼形式で明示できる
複数人からの修正を統合	変更履歴の記録	レビュア別に色分けされる
校閲者へのフィードバック返信	コメントの返信（スレッド）	議論の経緯を文書内で追える

2. 変更履歴の記録を開始・終了する

変更履歴の記録は「校閲」タブからわずか1クリックで開始できます。記録がオンのとき、文書を編集するとすべての変更が色付きでマークされ、変更者名（Wordの登録名）と日時も一緒に保存されます。

2-1. 記録の開始手順

1. 「校閲」タブをクリック
2. 「変更履歴グループ」内の「変更履歴の記録」ボタンをクリック（ボタンが強調表示されれば記録中）
3. ショートカット Ctrl+Shift+E でもオン/オフを切り替えられる

記録中の変更表示ルールは次のとおりです。

• 追加した文字：下線付きで表示（色はユーザーごとに自動割り当て）
• 削除した文字：打ち消し線付きで表示
• 移動した段落：緑の二重下線または打ち消し線で表示
• 書式変更：変更線と吹き出しに書式内容を表示

2-2. 記録中に気をつけること

変更履歴の記録はあくまで「オンにしている間の変更」を記録します。記録をオフにした後に行った編集はマークされません。ファイルを送付する前に記録がオンになっているか確認する習慣をつけましょう。また、変更者名はWordの登録名（「ファイル」→「オプション」→「全般」の「ユーザー名」）が使われるため、複数人が同じPCを使う環境では名前の設定を事前に確認してください。

2-3. パスワードで変更履歴の記録を強制する

外部のレビュアーに「必ず変更履歴を残した状態で編集してほしい」場合、パスワードで変更履歴の記録を強制できます。

1. 「校閲」タブ→「変更履歴の記録」右の▼→「変更履歴の記録のロック」
2. パスワードを設定して「OK」
3. これ以降、パスワードなしでは変更履歴をオフにできなくなる

契約書や重要な仕様書を外部に送る際にこの機能を使うと、「変更箇所の追跡漏れ」というリスクをゼロにできます。

3. 変更の表示モードを切り替える

変更履歴のマークアップが多いと本文が読みにくくなります。Wordには4つの表示モードが用意されており、作業の目的に合わせて切り替えることで効率が上がります。

3-1. 4つの表示モード

モード名	表示内容	使う場面
すべてのマークアップ	追加・削除・書式変更をすべて表示	承認・却下の確認作業
マークアップなし	変更が承認されたときの最終形を表示	変更後の完成イメージ確認
元の文書	変更前の元の状態を表示	変更前後の比較
シンプルなマークアップ	変更箇所の左余白に縦線のみ表示	本文を読みながら変更箇所を把握

3-2. 特定のレビュア別に表示をフィルタリングする

複数人からの変更が混在するとき、特定のレビュアの変更だけを確認したい場面があります。「校閲」タブ→「マークアップの表示」→「特定のユーザー」から確認したいレビュアにチェックを絞れます。担当ごとに確認する際に重宝します。

3-3. 変更の種類でフィルタリングする

「マークアップの表示」では変更の種類（挿入と削除・書式設定・コメント・インクなど）を個別にオン/オフできます。書式変更だけを非表示にして本文変更だけに集中するといった使い方が可能です。MOS試験でも「特定のマークアップを非表示にする」という操作が問われることがあるため、場所と操作手順を覚えておきましょう。

4. 変更を承認・却下する

レビューが終わったら、記録されている変更を一つひとつ「承認（本文に確定）」または「却下（元に戻す）」して文書を確定させます。この操作も「校閲」タブから行います。

4-1. 1件ずつ確認しながら承認・却下する

1. 「校閲」タブ→「変更」グループの「次へ」をクリックして最初の変更箇所へ移動
2. 内容を確認し「承認」または「却下」を選択
3. 自動的に次の変更箇所へ移動する
4. すべての変更を処理するまで繰り返す

承認すると変更が本文に確定し、マークアップが消えます。却下すると変更前の状態に戻り、マークアップが消えます。どちらの操作も Ctrl+Z で取り消せるので、間違えても慌てる必要はありません。

4-2. すべての変更を一括承認・却下する

「承認」または「却下」ボタンの右の▼をクリックすると、「すべての変更を承認」「すべての変更を却下」が選べます。内容を十分確認したあとの最終工程で使うと作業が一気に片付きます。ただし、一括操作後の取り消しは変更が多いほど手間がかかるため、重要文書は1件ずつ確認するほうが安全です。

4-3. 承認・却下の主な操作一覧

操作	リボン操作	補足
次の変更へ移動	校閲→次へ	先頭から順番に確認
前の変更へ移動	校閲→前へ	見落とした変更に戻る
1件承認	校閲→承認	右クリック→承認でも可
1件却下	校閲→却下	右クリック→却下でも可
全件承認	承認▼→すべての変更を承認	最終仕上げに
全件却下	却下▼→すべての変更を却下	やり直しが必要なときに

5. コメントを挿入・返信・解決する

コメントは「文書の特定箇所について何かを伝えたい」ときに使います。修正指示・疑問点・参考情報のいずれでも使えます。Word 2019・Microsoft 365では、コメントにスレッド返信・解決済みマークをつけられるため、メールなしでも議論の経緯が文書内に残ります。

5-1. コメントの挿入手順

1. コメントを付けたい文字列を選択（または単にカーソルを置く）
2. 「校閲」タブ→「新しいコメント」をクリック（または Ctrl+Alt+M）
3. 右側のコメントパネルに入力欄が開くのでテキストを入力
4. Ctrl+Enter で確定（Enter だけだと改行になる）

コメント内で @名前 と入力するとメンション通知を送れます（Microsoft 365環境でOneDriveに保存したファイルが対象）。

5-2. コメントへの返信（スレッド）

Microsoft 365またはWord 2019では、各コメントの下に「返信」ボタンが表示されます。返信を書いて確定すると、そのコメントに紐付いた形でスレッドが積み重なります。誰が何を言ったか・その後どう解決したかが文書内で一目で追えるため、メールでのやり取りを大幅に削減できます。

5-3. コメントを「解決済み」にする

コメントへの対応が完了したら「解決」ボタンをクリックします。コメントがグレーアウトし「解決済み」と表示されます。コメント自体は残るため後から経緯を確認できますが、文書の読み手には「この件は処理済み」と伝わります。

解決済みのコメントを表示/非表示するには「校閲」タブ→「マークアップの表示」→「コメント」のチェックを使います。

5-4. コメントの一括削除

最終仕上げで不要になったコメントをまとめて削除するには、「削除」ボタンの▼→「ドキュメント内のすべてのコメントを削除」を選びます。解決済みのコメントだけを削除したい場合は「ドキュメント内の解決済みのコメントを削除」を選びます。提出・印刷前にはどちらかで必ずコメントを整理しましょう。

6. 複数人レビューのワークフロー設計

変更履歴とコメントを使いこなすことで、複数人が関わる文書レビューを組織的に管理できます。ここでは実務で使えるワークフロー設計のポイントを紹介します。

6-1. レビュアーと最終承認者を明確に分ける

一般的なレビューワークフローは次のとおりです。

1. 起草者がドラフトを作成し、変更履歴の記録をオンにしてレビュアーに送付
2. レビュアーが変更履歴・コメントで指摘を記録し、起草者に返送
3. 起草者が変更を確認し、承認・却下を判断しながら修正
4. 最終承認者が完成版を確認し、変更履歴がゼロになっていることを確認してOKを出す

「起草者」と「最終承認者」が同一人物でも構いません。重要なのは「承認・却下の判断は1人が行う」というルールを決めることです。複数人が同時に承認・却下作業をすると、変更の取り消し順序が混乱します。

6-2. ファイル名の版管理ルール

変更履歴を使っても、ファイルを複数に分けて送り合うと「最新版」の特定が難しくなります。次のようなルールを設けると管理が楽になります。

フェーズ	ファイル名の例
ドラフト	提案書_v1.0_20260529.docx
レビュア修正中	提案書_v1.1_レビュー中.docx
起草者修正済み	提案書_v1.2_確認待ち.docx
最終承認済み	提案書_v2.0_確定.docx

6-3. OneDriveとの組み合わせ

Microsoft 365環境ではOneDriveにファイルを保存し、共有リンクを渡す方法が最もスムーズです。Web版Wordからも変更履歴・コメントが使えるため、相手がWordのインストール版を持っていなくてもレビューに参加できます。変更はリアルタイムで同期されるため、ファイルの送り合いが不要になります。ただし、承認・却下作業は担当者を1人に絞るほうがトラブル防止になります。

7. MOS Word試験での出題ポイント

MOS Word一般（Associate）・上級（Expert）ともに、変更履歴とコメントは出題される可能性のある領域です。機能の場所を覚えるだけでなく、実際に手を動かして体に染み込ませることが合格への近道です。

7-1. 一般（Associate）の出題範囲

• 変更履歴の記録を開始・終了する
• コメントを挿入・削除する
• 変更を承認または却下する
• ドキュメントの変更をすべて承認する

7-2. 上級（Expert）の出題範囲

• 変更履歴のロック（パスワード設定）
• 文書の比較・結合（複数バージョンを1ファイルに統合）
• 変更履歴の表示オプションの詳細設定
• コメントの解決・スレッド操作

7-3. 試験対策の3つのコツ

コツ	内容
①タブ位置の暗記	変更履歴・コメント関連はすべて「校閲」タブに集約。試験中にタブを探す時間をゼロにする。
②ショートカットの活用	Ctrl+Shift+Eで変更履歴のオン/オフ、Ctrl+Alt+Mでコメント挿入。リボン操作より格段に速い。
③設問の読み分け	「変更を承認」「コメントを追加」「すべての変更を却下」など、操作の対象・範囲が設問で明示される。見落とすと操作が正反対になるため、問題文を2回読む癖をつける。

8. よくあるトラブルと対処法

変更履歴やコメントを使い始めたときに遭遇しやすい問題を6つ挙げ、それぞれの原因と対処法を整理します。

8-1. 変更が記録されない

原因：変更履歴の記録がオフになっている。
対処：「校閲」タブの「変更履歴の記録」ボタンが強調（押されている状態）になっているか確認。オフなら1クリックでオンにする。

8-2. 変更履歴が消えない

原因：変更を承認も却下もしないまま保存・送付している。
対処：「校閲」→「承認」→「すべての変更を承認」で一括確定するか、「却下」→「すべての変更を却下」で全取り消しする。確認が必要な変更は1件ずつ処理する。

8-3. 変更者名が自分以外の名前になっている

原因：Wordのユーザー名設定が別の人になっている（共用PCや貸与PCの場合に多い）。
対処：「ファイル」→「オプション」→「全般」の「ユーザー名」と「頭文字」を自分の名前に変更してから記録を再開。

8-4. PDFに変換したらコメントが消えた

原因：PDF書き出し時のオプションで「コメントなし」が選ばれている。
対処：「ファイル」→「エクスポート」→「PDF/XPS」→「オプション」で「コメントを含む」にチェックを入れる。コメントを含めたPDFはレビュー用、含めないPDFは最終提出用と使い分けると便利です。

8-5. コメントの返信ボタンがない

原因：Word 2016以前のバージョンを使っている、またはWord 2019/365でも旧形式（.doc）で保存している。
対処：ファイルを.docx形式で保存し直す。.doc形式ではスレッド返信機能が使えない。

8-6. 変更を承認後にも変更バーが残る

原因：書式変更の変更履歴が残っている、またはトラックされた変更が非表示設定で隠れている。
対処：表示モードを「すべてのマークアップ」に切り替えて再確認。「校閲」→「マークアップの表示」→「書式設定」のチェックをオンにして、書式変更の変更履歴も表示させてから処理する。

9. よくある質問（FAQ）

9-1. Q. 変更履歴を承認せずに最終版として送ってしまいました。どうすればいいですか？

A. ファイルを受け取った相手に確認し、改めて「すべての変更を承認」した版を送り直してください。相手のWord環境によっては変更履歴が表示されていないこともあり、意図せず古い表記が残っている場合があります。重要書類は送付前に「マークアップなし」の表示モードで最終形を確認する習慣をつけましょう。

9-2. Q. コメントを非表示にして印刷できますか？

A. はい。「校閲」タブ→「マークアップの表示」→「コメント」のチェックをはずすと印刷時にもコメントが出力されません。または「ファイル」→「印刷」→「設定」から「マークアップを印刷しない」を選ぶ方法もあります。

9-3. Q. 2つのバージョンの文書を比較したい

A. 「校閲」タブ→「比較」→「比較」を使います。比較元（旧版）と比較先（新版）のファイルを選択するだけで、差分が変更履歴形式で表示された「比較ドキュメント」が生成されます。変更履歴を使わずに修正されたファイルが送られてきたときに特に役立ちます。MOS Word Expertの出題範囲でもあります。

9-4. Q. Word for Macでも同じ操作ができますか？

A. Word for Mac（Microsoft 365版）でも変更履歴・コメントの基本操作はほぼ同じです。ショートカットは Command+Shift+E（変更履歴のオン/オフ）、Command+Option+A（コメント挿入）になります。

9-5. Q. 変更履歴のマークアップを印刷に含めるべきですか？

A. 社内レビュー用なら含めることで修正箇所が一覧でき便利ですが、外部提出・最終納品版では必ずすべての変更を承認/却下してからマークアップなしで印刷してください。変更マークアップが残ったまま提出すると、修正案が「本文」として読まれてしまう危険があります。

9-6. Q. MOS試験では変更履歴のどの操作が最も頻繁に問われますか？

A. 「変更履歴の記録をオンにする」「特定の変更を承認/却下する」「すべての変更を承認する」「コメントを挿入・削除する」の4操作が基本頻出です。「パスワードで記録をロックする」「文書の比較」はExpert範囲の頻出として押さえておきましょう。

10. まとめ｜変更履歴・コメントで文書レビューを仕組み化する

WordのTrack ChangesとComments機能を正しく使えば、「どこが変わったかわからない」「メールが往復して収拾がつかない」という文書レビューのよくある問題が一気に解消します。

本記事で解説した手順をまとめると次のとおりです。

1. 「校閲」タブ→「変更履歴の記録」をオンにしてからレビュアーに送付
2. レビュアーは変更を加えながらコメントで意図を補足、Ctrl+Enterでコメント確定
3. 返送されたファイルを「すべてのマークアップ」モードで確認
4. 「次へ」→「承認」または「却下」を繰り返して変更を確定
5. コメントを「解決済み」にして不要なものを削除
6. 最終仕上げで「マークアップなし」モードで全体を確認してから提出

MOS Word試験でも頻出の機能ですが、試験対策に留まらず、日常のビジネス文書作業で即使えるスキルです。まずは身近な提案書や議事録に変更履歴の記録を試してみてください。一度使い慣れれば、手作業での版管理に戻ることはなくなるはずです。